10 điểm cần làm trước khi duyệt đơn xin nghỉ việc của một nhân sự

 10 điểm cần làm trước khi duyệt đơn xin nghỉ việc của một nhân sự

Khi nhận được đơn xin nghỉ việc từ nhân viên, nhiều lãnh đạo và bộ phận nhân sự thường có xu hướng xử lý nhanh chóng để "giải quyết" vấn đề. Tuy nhiên, việc duyệt đơn vội vàng có thể dẫn đến rủi ro lớn: mất kiến thức quan trọng, gián đoạn công việc, tranh chấp pháp lý, hoặc thậm chí ảnh hưởng đến uy tín nội bộ. Trước khi chính thức duyệt và ký chấp thuận, người quản lý cần thực hiện ít nhất 10 điểm quan trọng sau đây để đảm bảo quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ, hợp pháp và mang lại lợi ích tối đa cho cả hai bên.

1. Xác minh tính hợp lệ và đầy đủ của đơn xin nghỉ việc

Trước tiên, kiểm tra kỹ đơn có đáp ứng các yêu cầu cơ bản không. Đơn phải được viết bằng văn bản (hoặc email chính thức), có chữ ký (hoặc chữ ký điện tử nếu áp dụng), nêu rõ ngày nộp, ngày nghỉ dự kiến, và lý do (dù lý do không bắt buộc phải chi tiết). Quan trọng hơn, kiểm tra thời hạn báo trước có phù hợp với quy định pháp luật và hợp đồng lao động hay không. Nếu nhân viên vi phạm thời hạn báo trước (ví dụ không đủ 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn), cần ghi nhận để thảo luận về các nghĩa vụ liên quan như bồi thường hoặc khấu trừ. Không nên duyệt nếu đơn chưa rõ ràng hoặc thiếu thông tin cần thiết.

2. Kiểm tra thời hạn báo trước và tính toán ngày làm việc cuối cùng

Đây là bước pháp lý quan trọng nhất. Thời hạn báo trước được quy định rõ ràng: ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng xác định thời hạn từ 12–36 tháng, và ngắn hơn với một số trường hợp đặc biệt. Tính toán chính xác ngày làm việc cuối cùng dựa trên ngày nhận đơn (không phải ngày viết đơn). Nếu nhân viên đề xuất ngày nghỉ sớm hơn quy định, cần thảo luận để điều chỉnh hoặc ghi nhận lý do đặc biệt (ví dụ sức khỏe, chuyển chỗ ở). Việc xác định đúng ngày cuối giúp tránh tranh chấp về lương, thưởng, phép năm còn lại.

3. Tổ chức cuộc gặp riêng tư với nhân viên để xác nhận ý định

Không nên chỉ dựa vào văn bản. Hãy sắp xếp một buổi gặp trực tiếp (hoặc gọi video nếu làm việc từ xa) với nhân viên để xác nhận rằng đây là quyết định tự nguyện, không bị ép buộc hay hiểu lầm. Trong buổi gặp, hỏi thêm về lý do thực sự (nếu họ sẵn lòng chia sẻ), lắng nghe cảm xúc, và kiểm tra xem có yếu tố nào có thể giữ chân (như điều chỉnh công việc, hỗ trợ cá nhân). Cuộc gặp này giúp phát hiện các trường hợp nghỉ việc "nóng vội" hoặc do mâu thuẫn chưa được giải quyết.

4. Đánh giá tác động đến công việc và đội nhóm

Trước khi duyệt, lãnh đạo trực tiếp cần đánh giá mức độ ảnh hưởng nếu nhân viên nghỉ: công việc nào đang dang dở, dự án nào phụ thuộc vào họ, kiến thức chuyên môn nào khó thay thế. Lập danh sách các nhiệm vụ cần bàn giao khẩn cấp, ước lượng thời gian cần để đào tạo người thay thế. Nếu vị trí then chốt và khó tuyển thay thế nhanh, có thể cân nhắc đề nghị kéo dài thời gian bàn giao thêm (với sự đồng ý của nhân viên). Đánh giá này giúp chuẩn bị kế hoạch chuyển giao hiệu quả, tránh gián đoạn hoạt động.

5. Kiểm tra tình trạng bàn giao công việc và tài sản

Yêu cầu nhân viên lập danh sách chi tiết các công việc đang thực hiện, tài liệu, hồ sơ, tài khoản, thiết bị công ty (máy tính, điện thoại, chìa khóa, thẻ ra vào). Kiểm tra xem họ đã hoàn thành các báo cáo định kỳ, cập nhật tiến độ dự án chưa. Nếu chưa, đặt deadline cụ thể để hoàn tất trước khi duyệt. Việc kiểm tra sớm giúp tránh tình trạng "mất dấu" tài sản hoặc thông tin quan trọng sau khi nhân viên rời đi.

6. Thực hiện phỏng vấn nghỉ việc (exit interview) một cách chân thành

Đây là cơ hội vàng để thu thập phản hồi thực tế về môi trường làm việc, quản lý, chính sách nội bộ. Tổ chức buổi phỏng vấn riêng tư, có thể do quản lý trực tiếp hoặc nhân sự thực hiện, sử dụng câu hỏi mở để khuyến khích chia sẻ. Hỏi về điểm mạnh/yếu của công ty, lý do nghỉ, gợi ý cải thiện. Ghi chép cẩn thận và tổng hợp để báo cáo lãnh đạo cấp cao. Phản hồi từ người nghỉ việc thường trung thực hơn so với nhân viên đang làm, giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân lâu dài.

7. Xem xét các khoản thanh toán và quyền lợi cuối cùng

Trước khi duyệt, tính toán sơ bộ các khoản phải trả: lương tháng cuối, thưởng hiệu suất (nếu có), phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện theo luật), các khoản khấu trừ (nếu vi phạm hợp đồng). Kiểm tra xem nhân viên có nợ công ty (ứng lương, vay nội bộ, thiết bị hỏng) hay không. Việc tính toán sớm giúp tránh tranh chấp sau này và thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp.

8. Đánh giá khả năng giữ chân (nếu phù hợp)

Không phải lúc nào cũng cố giữ người, nhưng nếu nhân viên có giá trị cao và lý do nghỉ không phải do mâu thuẫn nghiêm trọng, hãy cân nhắc đề xuất giữ chân. Có thể đề nghị tăng lương, thay đổi vị trí, hỗ trợ đào tạo, linh hoạt thời gian làm việc. Nếu đưa ra counter-offer, cần trình bày cụ thể, có thời hạn trả lời rõ ràng, và tôn trọng quyết định cuối cùng của họ. Nhiều trường hợp, việc thể hiện sự trân trọng đã giúp nhân viên suy nghĩ lại.

9. Lập kế hoạch tuyển dụng và chuyển giao ngay lập tức

Dù chưa duyệt chính thức, hãy bắt đầu lập kế hoạch thay thế: cập nhật mô tả công việc, xác định nguồn tuyển (nội bộ hay bên ngoài), ước lượng thời gian tuyển dụng. Phân công tạm thời công việc cho thành viên khác trong đội nhóm. Kế hoạch này giúp giảm thiểu khoảng trống sau khi nhân viên nghỉ, đồng thời thể hiện sự chủ động của lãnh đạo.

10. Chuẩn bị văn bản chấp thuận và thông báo nội bộ

Sau khi hoàn tất các bước trên, mới soạn thảo văn bản chấp thuận nghỉ việc (quyết định chấm dứt hợp đồng lao động). Văn bản cần nêu rõ ngày nghỉ cuối, các cam kết thanh toán, yêu cầu bàn giao, và lời cảm ơn. Gửi cho nhân viên ký xác nhận. Đồng thời, chuẩn bị thông báo nội bộ (không tiết lộ lý do cá nhân) để thông báo cho đội nhóm và các bộ phận liên quan, tránh tin đồn hoặc hoang mang.

Kết luận

Việc duyệt đơn xin nghỉ việc không chỉ là thủ tục hành chính mà là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, công bằng và tôn trọng con người. Thực hiện đầy đủ 10 điểm trên giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, bảo vệ tài sản trí tuệ, duy trì hoạt động ổn định, và thậm chí cải thiện văn hóa nội bộ thông qua phản hồi chân thực. Một quy trình nghỉ việc được xử lý tốt không chỉ giữ được hình ảnh tốt đẹp với nhân viên cũ (có thể quay lại hoặc giới thiệu ứng viên mới), mà còn củng cố niềm tin của nhân viên hiện tại rằng công ty luôn xử lý mọi việc minh bạch và nhân văn.

Lãnh đạo và bộ phận nhân sự cần coi việc xử lý nghỉ việc là một phần quan trọng trong quản trị nhân sự, không kém gì tuyển dụng hay đánh giá hiệu suất. Khi nhân viên thấy rằng quyết định nghỉ của họ được tôn trọng và xử lý chu đáo, họ sẽ rời đi với thái độ tích cực – điều này mang lại lợi ích lâu dài cho cả cá nhân lẫn tổ chức.